Politique de confidentialité

AVANT PROPOS

La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de Fondation Accueil Bonneau. Elle traite notamment des renseignements concernant ses donateurs et ses données, des informations liées aux activités de l’organisme et des informations concernant la clientèle, des membres du conseil d’administration, des membres du personnel, des membres individuels et des bénévoles.

Elle s’applique aux relations entre toutes personnes : hommes ou femmes, administrateurs, donateurs, membres du personnel, bénévoles et clientèle, partenaires ainsi qu’à toutes les autres personnes travaillant ou étant présentes dans les différents locaux de la Fondation.

Elle poursuit les objectifs suivants :

  • assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par la Fondation Accueil Bonneau
  • se donner des balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.

 

DÉFINITIONS

Discrétion : L’aptitude à garder secrètes les confidences et les informations privées obtenues en dehors du cadre de travail afin de préserver le respect, l’amitié et la confiance.

Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.

 

ENGAGEMENTS DE LA FONDATION ACCUEIL BONNEAU

La Fondation Accueil Bonneau s’engage à :

  • Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
  • Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
  • Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
  • Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
  • Appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs de la Fondation Accueil Bonneau;
  • Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur.

 

NORMES DE DISCRÉTION

Toute personne qui, au sein de la Fondation Accueil Bonneau, a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit:

  • Respecter la vie privée des personnes;
  • Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme;
  • Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
  • Agir selon les valeurs de l’organisme.

 

NORMES DE CONFIDENTIALITÉ

  • Toute personne à l’intérieur de la Fondation Accueil Bonneau qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.
  • Exception est faite dans certains cas, où il est essentiel que les intervenants puissent échanger certaines informations pour une meilleure intervention. Dans ce cas, les personnes concernées doivent aussi garder la confidentialité des informations échangées.

 

 

POUR LES DONATEURS

  • La Fondation Accueil Bonneau accorde énormément d’importance à la confiance aux donateurs qui décident de l’appuyer. Par conséquent, la Fondation Accueil Bonneau fait de son mieux pour limiter la collecte et l’utilisation des renseignements personnels de ses donateurs et pour en protéger la confidentialité.
  • Toutes les informations personnelles recueillies par la Fondation Accueil Bonneau sur un donateur (qu’il soit confirmé ou potentiel) restent confidentielles.
  • La Fondation Accueil Bonneau n’utilisera aucun renseignement personnel recueilli auprès d’un autre organisme, d’un tiers, d’un individu concerné, etc., pour quelque fin que ce soit, sans que l’individu concerné ne le sache et n’y consente.
  • La Fondation Accueil Bonneau ne divulguera aucune information personnelle sur un donateur à quiconque à l’extérieur ni à aucune de ses entités affiliées sans que le donateur le sache et y consente, sauf aux personnes suivantes :
    • un vérificateur relié à un audit de la Fondation Accueil Bonneau effectué par son vérificateur ou par un vérificateur désigné par le donateur.
    • un organisme ou un individu fournissant des services à la Fondation Accueil Bonneau, si les renseignements personnels sont raisonnablement nécessaires à la prestation desdits services. Dans ce cas, l’organisme ou l’individu doit agir en conformité avec la présente politique, et utiliser lesdits renseignements personnels uniquement pour les fins de la prestation des services à la Fondation Accueil Bonneau.
    • un avocat qui représente la Fondation Accueil Bonneau dans une affaire qui touche les renseignements personnels.
    • quiconque présente une assignation à témoigner, un mandat ou une obligation découlant d’un ordre de la cour.
    • une institution gouvernementale qui demande ces renseignements, qui présente son autorisation de demande, en lien avec l’administration de toute loi en vigueur.
    • dans toute autre circonstance où la divulgation est explicitement permise conformément aux lois s’appliquant à la protection des renseignements personnels.
      • Un donateur peut demander par écrit d’avoir accès aux renseignements personnels que détient la Fondation Accueil Bonneau sur lui. La Fondation Accueil Bonneau répondra dans un délai raisonnable en lui donnant accès à ces données. La Fondation Accueil Bonneau peut refuser si les circonstances l’obligent ou lui donnent le droit de refuser cet accès.
      • Le donateur qui croit qu’un ou plusieurs de ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, peut demander par écrit à a Fondation Accueil Bonneau de les modifier. La Fondation Accueil Bonneau fera les corrections appropriées. Cependant, s’il est raisonnablement d’avis que la modification est inexacte ou incomplète, dans ce cas la Fondation Accueil Bonneau peut la refuser et il inscrira la demande de modification dans ses dossiers.

 

MODALITÉS D’APPLICATION

  • La direction de la Fondation Accueil Bonneau est responsable de la mise en oeuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
  • Les administrateurs, la direction, les employés et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
  • En cas de non-respect de la politique de confidentialité par la direction, c’est le conseil d’administration qui doit intervenir.